Eventos Híbridos: por onde começar? Saiba mais!
22 julho 2020 - Ana Hoffmann

Eventos híbridos: este tem sido um tema muito abordado pelo setor de eventos que busca alternativas para se adaptar ao novo contexto.

Você já pensou neste formato para substituir seu evento que ocorreria de forma presencial em 2020?

Nós do Impact Hub Floripa estamos diariamente nos reinventando, testando diversas formas híbridas e entendendo as melhores práticas. Por isso,  vamos compartilhar aqui nesse post um pouco das nossas experiências sobre o tema.

Modelos de estruturação:

  1. Participação remota – Aqui neste formato os participantes e palestrantes estão conectados de forma virtual, com uma pequena equipe facilitadora/host responsável pela operacionalização (inclusive pelas interações).
  2. Participação Mista – Aqui existe uma infinidade de possibilidades: pequeno público ao-vivo, palestrante online e/ou presencial, equipe facilitadora/host centralizando as ações e a maior parte do público participando de forma virtual. Aqui as interações ocorrem da mesma forma para o público presencial e virtual.
  3. Multi Hub Meeting – Aqui neste formato existe grande complexidade na organização. Há um evento principal e múltiplos locais são conectados a ele através de uma transmissão ao vivo. Aqui a equipe de operacionalização precisa ser muito bem treinada e a infraestrutura é robusta para atender este tipo de transmissão.

eventos híbridos

O que um evento híbrido geralmente precisa:

  • Live Streaming
  • Plataforma de Transmissão ao-vivo
  • Equipe de Produção
  • Equipe Operacional
  • Link de Internet Dedicado

Nossa maior experiência tem sido com os eventos mais complexos, Multi Hub Meeting. Os principais nichos deste formato são:

  • Congressos – reuniões de profissionais e especialistas de área especifica onde a maior entrega é o conteúdo.
  • Simpósios, seminários e fóruns – reúnem especialistas e pesquisadores sobre tema ou área específica. Aqui a maior entrega são as discussões.
  • E-Sports – cada vez mais populares, os esportes eletrônicos ou ciberesportes são uma tendência que fortalecem ainda mais os eventos híbridos.
  • Convenções de Vendas – nestes, os profissionais das mais diversas filiais de uma empresa se reúnem para definir objetivos e apresentar resultados.
  • Cursos e Capacitações – tanto para o mercado corporativo, quanto para o mercado acadêmico.

 

eventos híbridos

Benefícios dos eventos híbridos:

Agora que já sabemos como fazer um evento híbrido e quais tipos de formatos ele pode atender, chegou a hora de falar um pouco sobre benefícios:

  • ALCANCE – Como o evento não está restrito a uma localidade, pode alcançar públicos muito maiores do que em um evento presencial.
  • CUSTO – Mesmo nas versões mais robustas dos eventos híbridos, como o Multi HUB Meeting, os custos são muito menores do que um evento presencial. Além disso, as equipes precisam ser especializadas, mas muito menores em tamanho para estes eventos.
  • PÓS-EVENTO – Todo o conteúdo transmitido pode ser gravado e transformado em novos produtos ou em material de divulgação no pós evento.
  • SUSTENTABILIDADE – um evento hibrido é muito mais sustentável por ter um menor deslocamento de pessoas, menor emissão de carbono e resíduos.

O que é importante ficar de olho:

Mas esse formato também traz novos desafios que é importante estar atento no planejamento do evento:

  • ENGAJAMENTO – Manter os participantes ativos e participando durante todo o período do evento pode ser mais difícil. Por isso, inclua mais pausas e conteúdos com menor duração.
  • INTERAÇÕES – Conseguir transpor as interações do universo presencial para o online e gerar experiências únicas talvez seja o maior deles. Por isso, ao planejar o evento, pense em possíveis interações: como você irá substituir o momento do cafezinho de networking? Ter uma “sala virtual” só para isso pode ser uma saída mas existem várias ferramentas digitais disponíveis no mercado.
  • ENTREGA DE VALOR – Manter as entregas de valor para todos os stakeholders: participantes, contratantes, patrocinadores e fornecedores. Isso também precisa ser planejado nesse ambiente.

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E não para por aí! São fatores que você precisa estar atento na hora de escolher uma solução que realize este tipo de evento: transmissão estável, boa relação custo x benefício, interatividade, usabilidade, responsividade, equipe técnica especializada, segurança de dados e gestão de dados.

Mas afinal, qual o indicador que evidencia se a estratégia de utilização do evento híbrido funcionou ou não?

Pesquisas apontam que o número de participantes online e o engajamento são os dois melhores indicadores, seguidos de feedback dos stakeholders, interação nas mídias sociais e retorno financeiro. Anotou aí?

No entanto, este é um mundo novo e estamos descobrindo e aprendendo diariamente com todas estas ações.  Por isso, nada está “escrito em pedra” ainda.

Você já participou de algum evento híbrido?

Como foi a sua experiência?

eventos híbridos

Por Pâmela Welter, Gerente de Eventos Incríveis do Impact Hub Floripa.

Fontes: https://www.moblee.com.br/blog/eventos-hibridos/

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